Retención o resguardo documental de tu empresa ¿Es necesario conservarlos toda la vida?

La mayoría de las empresas no tienen como prioridad el tema de archivar correctamente sus documentos legales. En este artículo no hablaremos de cómo deben ser archivados los documentos, sino qué documentos tiene relevancia resguardar o retener, por cuanto tiempo y para qué efectos, todo en relación a las obligaciones legales y contractuales, así como las consecuencias de no tener un debido resguardo documental.

A continuación, presentamos los rubros legales más importantes que las empresas deben considerar para retener su información documental:

• Información y documentación Financiera (Fiscal)

Por regla general, el Código Tributario para el ámbito financiero estipula un plazo de cuatro (04) años para resguardo de información y documentación. El período empieza a contar a partir de la fecha en que surta efecto dicha información y documentación. Sin embargo, existen otros documentos o información que para soportar la deducibilidad de costos y gastos se deben conservar, por ejemplo, los soportes de activos fijos deben resguardarse desde la fecha de adquisición del activo, hasta la vida útil del mismo, conforme el período de depreciación de los activos fijos, regulado en el Reglamento de la Ley de Concertación Tributaria en el artículo 34:

En el caso de los activos fijos, si bien es cierto, el resguardo de la información y documentación es sujeta a la vida útil del mismo, es recomendable que sí el bien se amortiza en diez (10) años, se conserve su factura de compra no solo por los diez (10) años de depreciación, sino hasta los cuatro (04) años siguientes al último período en que se aplicó la amortización, es decir, durante catorce (14) años, esto para efectos de cualquier auditoría fiscal, posterior a la última amortización.

Información de Recursos Humanos (Laboral)

Habiendo finalizado una Relación Laboral, el empleador debe resguardar el expediente del trabajador por un período un poco mayor a tres (3) años. Una vez transcurrido ese tiempo, es posible desechar dichos expedientes (resguardando los documentos esenciales en digital) ya que conforme al artículo 256 y siguientes del Código del Trabajo, tres (3) años es el período máximo para ejercer acción de cualquier tipo en materia laboral.

No obstante, esto no implica que el empleador en su base de datos no deba tener la diligencia de ostentar un historial de trabajadores que laboraron en su empresa, lo cual es más para efectos operativos, que legales.

Información Legal Mercantil y Civil

Con base al artículo 46 del Código de Comercio, se colige que es necesario resguardar los documentos societarios, es decir, los documentos legales de constitución, licencias y operación de la empresa, por un plazo de diez (10) años posterior a la liquidación de todos los negociones y dependencias mercantiles.

Ahora bien, para efectos de acciones mercantiles, nuestro Código de Comercio de acuerdo al artículo 1151, tiene como regla general para el plazo de prescripción el período de tres (3) años, salvo excepciones, como por ejemplo las acciones contra sociedades colectivas que prescriben en cinco (5) años. De manera que, podemos tomar como referencia general el período de tres (3) años, posterior a la finalización de una relación comercial o contractual mercantil, para determinar el resguardo de dichos documentos así como los que tengan relación con los mismos.

Lo anterior, se afianza con lo estatuido en el párrafo segundo de dicho artículo 46: “…Los documentos que conciernan especialmente a actos o negociaciones determinadas, podrán ser inutilizados o destruidos, pasado el tiempo de prescripción de las acciones que de ellos se derivan, a menos que haya pendiente alguna cuestión que se refiera a ellos directa o indirectamente, pues en tal caso, deberán conservarse hasta la terminación de la misma.”

Por otro lado, tenemos lo que establece el artículo 905 del Código Civil, el cual determina como plazo máximo de prescripción el período de diez (10) años; no obstante, al igual que las acciones mercantiles, no todas las acciones civiles prescriben en el mismo tiempo, como se puede constatar en el Título V del Código Civil, y en este sentido, nuestra sugerencia es revisar qué pretensiones concretas pueden derivarse de ese Contrato suscrito, para establecer qué período retención con base a la prescripción, es el correcto e idóneo.

Cabe destacar, que la retención documental en materia mercantil y civil, se enfrasca más en la seguridad de la empresa sobre las obligaciones contraídas, para evitar contingencias debido a la falta de estos documentos, más allá que por una obligación legal en virtud de algún tipo de fiscalización.

En conclusión, en Nicaragua los plazos de retención y resguardo de la información y documentación de una empresa, son distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral, entre otros. Además, que no depende de una política empresarial, sino que la ley y reglamentos les obliga a retener algunos documentos.  La política de resguardo o retención de la información y documentación puede ser implementada para definir forma, responsables del resguardo de la información, almacenaje y destrucción de información.

Escrito por nuestras asociadas Senior Marcela Chavarría y Maria José Mendoza.